はじめに
クオカード デジタルイノベーションラボ（以下、ラボ）では、「エンジニアが本質的な業務に集中できる環境」を目指し、業務の自動化や効率化につながるさまざまなツールの導入・運用に取り組んでいます。
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今回はその一環として導入したAI議事録作成ツール「Circleback」についてご紹介します。
AI議事録作成ツールの導入を検討されている方や、ラボへの応募をお考えの方にとって、少しでも参考になれば幸いです。
サービス概要
Circlebackは、文字起こし・要約機能を備えたAI議事録作成ツールです。 詳しくは公式サイトをご覧ください。
導入背景
ラボではこれまでも文字起こしサービスを活用していましたが、勉強会やインタビューなど、一部の場面に限定して利用していました。
それ以外のミーティングでは、簡易的な議事メモをSlackで共有していました。
「あとから重要なポイントを確認できれば十分」という方針のもと、大きな工数はかけていなかったものの、日々の積み重ねとして一定の時間を要していたのが実情です。
また、都度メモを投稿していたため、「どのチャンネルに投稿したか分かりづらい」「検索しづらい」といった課題もありました。
こうした背景を踏まえ、議事録作成の自動化・効率化を図るべく、以下の理由からCirclebackを選定しました。
1.カレンダー連携による自動録音・文字起こし
Outlookの予定表と連携することで、スケジュールされた会議を自動的に録音・文字起こしします。たとえ自分が会議に参加できなかった場合でも、記録は自動で作成されます。
2.AIによるインサイト抽出
文字起こしデータをAIが分析し、会議の要点やアクションアイテムを自動抽出。重要な情報を効率よく把握できるようになります。
3.外部サービスとの連携
「Automations」機能を使うことで、議事録をSlackに自動投稿することができます。
導入〜利用までの流れ
トライアル実施と月契約の採用
まずは各チームから1名ずつ代表者を選出し、トライアルを実施しました。
期間中に文字起こしの精度や使用感を確認し、問題がないことを確認したうえで、本格導入に進みました。
導入に伴う稟議作成やアカウント発行などの事務手続きは、「エンジニアが本質的な業務に集中できる環境を整える」という方針のもと、ラボ専任の事務担当が一括で対応しています。
また、こうしたツールは進化のスピードが早いため、より良いサービスが登場した際に柔軟に切り替えられるよう、月契約を選択しています。（多少コストが高くなっても、課題解決につながる柔軟な運用を重視しています）
利用ガイドラインの策定
最初にデイリーミーティングで活用したインフラチームが中心となり、ガイドラインや自動投稿の設定内容を整備し、ラボ全体に共有してくれました。
ガイドラインは、新しく入社したメンバーもすぐに確認できるよう、BacklogのWikiにまとめられています。
実際に使ってみて感じた効果
Circlebackを導入したことで、チーム内では以下のようなポジティブな変化がありました。
1.議事メモが不要に
AIによる自動要約機能のおかげで、ミーティング中にメモを取る必要がなくなり、参加者全員が発言や議論に集中できるようになりました。
2.Slackへの自動投稿で情報共有が効率化
ミーティング終了後、自動で要約が生成され、 Slack内の議事録共有専用チャンネルに自動投稿されます。この仕組みにより、情報共有の手間が削減されました。
※ただし、採用面談などプライバシー保護が必要なものについては自動投稿を行わず、関係者のみに共有しています。
3.情報の透明化と効果的なナレッジ蓄積
議事録共有専用チャンネルにはラボのメンバー全員が参加しており、他チームのミーティング内容も確認することができます。その結果、組織全体での情報の透明性が向上しました。
また、議事録を1つのチャンネルに集約することで検索性も高まり、中長期的なナレッジの蓄積にもつながっています。
課題や改善に対する取り組み
実際に使ってみて感じた課題と、それに対する今後の対応方針をご紹介します。
1.Slackハドルとの連携
Slackハドルとの連携は現在β版が提供されていますが、動作が不安定なため、現時点ではGoogle Meetを主に活用しています。
Slackハドルにも安定して対応できるようになれば、より突発的な会話にもスムーズに対応できるようになると期待しています。
2.固有名詞の認識精度
現時点では、 一部の専門用語や固有名詞については、誤認識が発生するケースもあります。
必要に応じて辞書登録機能を活用することで、精度向上が見込まれます。
AIサービスは進化のスピードが非常に速いため、今後さらに適したツールが登場した際には、積極的に比較・検討を行っていく方針です。
最後に
ここまでお読みいただき、ありがとうございました！
ラボでは、新しい技術やツールを積極的に取り入れながら、エンジニアが本質的な業務に集中して取り組める環境づくりを進めています。
そんな環境の中で、チームの成果を共に最大化していきたい仲間を募集中です！
少しでも興味を持っていただけた方は、ぜひカジュアル面談でお話しましょう。 quo-digital.jp
